Prof. Arturo Bravo Sandoval

LOS BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

Por: Prof. Arturo Bravo Sandoval

Toda entidad, ya sea empresa de producción de bienes o servicios, pública o privada, institución deportiva, social, educativa, etc., requiere de la aplicación de mecanismos de control que aseguren que su funcionamiento está garantizado tomando en cuenta los propósitos para los que ha sido creada.

Estos mecanismos de control interno son tanto más importantes en la medida en que su función esté orientada a la producción de un bien o servicio dirigido a la comunidad, procurando que éste cumpla los requerimientos de calidad que harán necesaria o útil la existencia de dicha empresa o entidad.

Asimismo, un sistema de control será más necesario según sea el grado de complejidad de la entidad; es decir, mientras más grande y compleja sea su organización, más importante será la necesidad de contar con un sistema de control interno convenientemente estructurado que responda a las exigencias de su funcionamiento.

Un sistema de control interno implica la necesidad de garantizar la eficiencia y eficacia operativa de la empresa, ya sea en el aspecto productivo propiamente dicho, así como en la garantía de contar con una estructura administrativa y contable confiable. Supone implementar métodos y acciones coordinadas con el fin de salvaguardar sus activos y hacer realidad la misión y visión por las cuales ha sido creada la entidad en función del público usuario a quien va dirigida su acción.

Si la empresa se dedica a la producción de bienes, el sistema de control interno buscará que los productos elaborados cumplan con las exigencias de control de calidad necesarios, para lo cual se necesita verificar que todos y cada uno de los que participan en dicha producción (personal de planta, administrativos y directivos) cumplan el rol que les ha sido encomendado.

Si esto funciona eficientemente a partir de un minucioso control de todos sus componentes entonces se garantizará un producto de calidad que repercutirá en la fórmula fundamental de la producción empresarial: minimizar costos y maximizar ganancias, por un lado; la satisfacción de empresarios y trabajadores y de los consumidores finales, por otro.  

Si la empresa se dedica a la producción de servicios, el control interno se dirigirá, además del beneficio económico que su actividad genere, a la satisfacción de los clientes, quienes determinan la demanda del servicio ofrecido, por ser de calidad garantizada.

En ambos casos, el control interno se convierte en una prioridad que busca justificar los fines para los cuales ha sido creada la empresa.    

El control interno busca minimizar el error humano que definitivamente influirá en la calidad del producto final (sea bien o servicio). La eficiencia y eficacia de la empresa exige que todo esté sujeto a control y para ello es fundamental la actividad humana que, en la casi totalidad de los casos, es la responsable de las deficiencias en el producto final.

El control interno se constituye así en una función específica dentro de la estructura de la empresa, determinado por los directivos de la misma. Sin embargo, estará a cargo de un órgano especializado el cual debe diseñar la planificación, organización, estrategias y metodologías adoptadas para su aplicación, así como la supervisión y evaluación a lo largo de todos los procesos que tienen lugar dentro de la empresa y que se expresan en el producto final. Un efectivo control interno se cuida de no dejar algo al azar porque eso puede ser el inicio de un conjunto de distorsiones que afectarán finalmente los resultados en perjuicio de la empresa.

Al final del proceso, los responsables del control interno deben emitir los informes correspondientes que conducirán a los directivos a hacer las evaluaciones del caso con el fin de tomar decisiones orientadas a hacer los ajustes allí donde se hagan necesarios buscando la mejora continua y la consecución de las metas y objetivos institucionales.

Atendiendo a su naturaleza, los controles dentro de una organización pueden ser preventivos (cuando se quiere anticipar eventos no deseados antes de su ocurrencia), detectivos (para identificar los eventos en el momento mismo en que se presentan y adoptar las medidas pertinentes), y correctivos (para asegurar que las medidas correctivas que se adopten sean aquellas que permitan revertir el evento no deseado).

Por lo general, en la administración del sector público las políticas de control interno generan desconfianza entre los trabajadores quienes no muestran una actitud positiva para su fortalecimiento y desarrollan toda una serie de actitudes tendientes a manifestar su rechazo a lo que consideran una intromisión en sus funciones en las diferentes áreas de trabajo. Con honrosas excepciones, los resultados de estas actitudes muestran un peligroso incremento de los niveles de fraude y corrupción administrativa que afectan directamente el prestigio y la credibilidad de la función pública y generan desconfianza en el usuario. A ello se suman las deficiencias e ineficacia en el servicio prestado.

Esta situación exige, por lo tanto, el desarrollo de una cultura de control en toda la organización para que los objetivos propuestos se puedan cumplir; involucran a todo el personal, motivándolo a medir y mejorar su propio desempeño y a desterrar el pernicioso hábito del fraude que tanto daño hace a las organizaciones, públicas o privadas y a la sociedad misma. Exige el mejoramiento de las actitudes para el fortalecimiento del control; el desarrollo de la integridad personal, la práctica permanente de valores y la ética ciudadana así como la preocupación por el desarrollo de la capacidad y competencia profesional para la mejora del desempeño.

Entre otros, los beneficios de un eficaz control interno se expresarán en que:

             Ayuda a evitar los desperdicios o despilfarro de esfuerzos, por carecer de mecanismos de medida o control en el uso de los mismos.

             Permite reducir los costos de la producción de bienes o servicios.

             Favorece un clima de orden y disciplina en la ejecución de los procesos que tienen lugar dentro de la organización.

             Favorece una política de supervisión permanente para mantener los procesos en óptimas condiciones, realizando las correcciones oportunas allí donde sean necesarias.

             Permite simplificar gestiones, trámites o procesos que, en otras circunstancias, afectan la eficacia de la organización.

             Contribuye a la generación del ahorro en costos y, por tanto, la maximización de las ganancias.

             Se orienta a ahuyentar los hábitos del fraude dentro de la organización.

             Permite la generación de una buena imagen institucional que repercutirá positivamente en su grado de aceptación por el usuario final entre sus pares. 

 Finalmente, queda por decir que el órgano encargado de las acciones de control interno deberá caracterizarse por su profesionalismo, imparcialidad, transparencia, pertinencia, honestidad a toda prueba, eficiencia y eficacia que le permitan tener la suficiente claridad como para ejercer su labor teniendo como pauta de acción los objetivos que se propone la empresa.